Ce qu’il faut prendre en compte pour un voyage professionnel réussi

Malgré les remarquables bonds technologiques de ces dernières décennies qui permettent à une entreprise d’être au contact de ses clients et partenaires, un voyage professionnel peut toujours s’imposer pour des raisons diverses.

Du fait des ressources qu’elles nécessitent et des retombées positives qui en sont attendues, de telles occasions, indispensables ou tout au moins souhaitables pour l’entreprise, sont porteuses d’intérêt pour celle-ci.

Elles sont également bénéfiques pour le salarié qui doit se déplacer car elles lui permettent de changer de cadre, de rencontrer des personnes nouvelles et de s’enrichir d’une expérience nouvelle.

Il est essentiel que cette expérience fasse l’objet d’une préparation optimale afin de donner des résultats satisfaisants. Mal organisé, un voyage professionnel peut se transformer en expérience douloureuse, coûteuse et préjudiciable, à la fois pour le salarié et pour son entreprise.

Le voyage professionnel, une affaire de prévisions

Déterminer les objectifs business

Cette étape relève à la fois de l’entreprise en tant qu’entité et de la ou des personnes qui effectuent le voyage professionnel en leur qualité de membres de cette entité.

La décision du déplacement doit être motivée par des intérêts, des gains potentiels pour l’entreprise. Ces gains doivent être clairement identifiés, définis en termes d’objectifs à atteindre, qu’il s’agisse de potentiel à sécuriser, de contact à établir, de vérification à effectuer ou d’entente à conclure.

L’objectif une fois déterminé, la méthode peut consister à le fractionner en étapes à franchir, en phases à boucler. Tout cela permet de fournir aux équipes ou au salarié qui effectue le déplacement, une conscience claire et sans équivoque des objectifs dans leur globalité mais aussi dans leurs détails.

Fixer son budget

Avec une vision claire des objectifs visés et donc du retour potentiel du voyage professionnel, il est plus facile de définir combien l’on désire y investir. Le budget doit être dimensionné en fonction des retours espérés, mais il doit également pouvoir couvrir l’ensemble des besoins liés au déplacement.

Il doit notamment tenir compte des coûts du déplacement proprement dit, des frais d’hébergement, de la durée estimée de la mission et des éventuelles charges supplémentaires sur le territoire de destination.

Il peut être nécessaire d’ajuster des éléments tels que le confort du trajet ou le standing du lieu d’hébergement afin de faire tenir les charges dans le budget tout en prévoyant des marges. En tout état de cause, côté budget, il est toujours préférable d’en avoir trop que pas assez.

S’informer quant aux formalités administratives

Lorsque le voyage se fait vers l’étranger, les formalités administratives sont un détail de taille sur lequel il est indispensable d’être bien renseigné. Un visa, des vaccins, des éléments prohibés sur le territoire de destination sont autant d’informations qu’il peut être nécessaire de connaitre.

Dans certaines circonstances, leur ignorance donne lieu à un renvoi vers le territoire de provenance, ce qui ne manquerait pas de se répercuter sur l’ensemble des prévisions et diligences effectuées.

Il peut être pertinent ici de solliciter les services d’un professionnel de l’organisation de voyages d’affaires. Bien au fait des formalités usuelles et des particularités de certaines destinations, un tel partenaire peut renseigner utilement sur les pièces indispensables ou les démarches à prévoir.

En disposant du temps nécessaire, il peut en outre prendre en charge les diligences nécessaires à la simplification du voyage et à son succès.

Prendre en amont les dispositions pratiques

Préparer son absence

Avant le départ, il est important d’informer ses interlocuteurs usuels de son indisponibilité sur la période concernée. A défaut d’informer, il faut veiller à libérer son agenda en déplaçant les rendez-vous déjà programmés.

De même, si des échéances de versement, de relance ou de tâches à exécuter correspondent à la période d’absence, il faut en tenir compte, en transmettre la responsabilité à une autre personne ou prendre de l’avance dans leur exécution.

Préparer son arrivée

Une fois le moyen de transport retenu et ses démarches effectuées, de nombreux détails restent à prévoir pour l’arrivée à destination. Il peut ainsi être nécessaire de réserver une voiture de location, un billet de train ou de prévoir un taxi pour rejoindre le lieu d’hébergement.

Cet hébergement doit lui aussi être réservé et cette réservation doit être confirmée à temps. Tous ces aspects peuvent aussi être confiés à une agence spécialisée. Il faut en outre veiller à confirmer son arrivée aux interlocuteurs, clients, fournisseurs ou partenaires avec lesquels des rencontres sont prévues.

Au nombre des dispositions pratiques, les tarifs de location de salles de réunion, les prestations d’un traducteur ou encore la réservation de solutions de mobilité sont autant de volets sur lesquels il est utile de prendre de l’avance.

Optimiser le temps du déplacement

L’optimisation du temps de trajet s’inscrit dans une logique d’accroissement de la productivité. Il peut donc être utile de prendre ses outils de travail, de veiller à disposer d’une connexion internet et de réserver une place qui permette d’être productif durant les longues heures du trajet.

Il y a donc une multitude d’aspects à prendre en compte pour tirer le meilleur parti d’un voyage professionnel.